Lean e Smart (Working): L’impulso innovativo

Il COVID-19 ha condizionato profondamente il nuovo millennio, mettendo in crisi l’intero sistema economico e finanziario di un intero Paese.

A partire dalla prima metà di marzo di quest’anno, aziende e lavoratori si sono trovati improvvisamente a dover far fronte a problematiche di vario genere che hanno costituito una minaccia importante verso un sistema lavorativo e economico tradizionale. Fortunatamente esiste un istinto che accomuna tutti gli esseri umani, quello di sopravvivere in situazioni di estremo disagio cercando di trovare soluzioni ottimali per se stessi e per le proprie attività. In situazioni di estrema emergenza non tutto il male vien per nuocere, è necessario quindi guardare ai problemi in un’ottica nuova, classificandoli come opportunità concrete di cambiamento ed evoluzione.

É certo vero che le difficoltà sono spesso indesiderate, ma è altrettanto vero che quando ci troviamo a fronteggiarle è sempre bene agire in modo tale da evitare che si possano ripetere, o fare in modo che se si ripetono, saremo pronti ad affrontarle e gestirle nel migliore dei modi.

Di fronte ad una pandemia mondiale ci siamo spesso chiesti se fosse prevedibile l’insorgere di conseguenze indesiderate e se avremo potuto affrontarle in un clima di preparazione, sia psicologica che fisica, verso cambiamenti improvvisi. Come accade nella maggior parte delle emergenze, ci crediamo razionalmente pronti a tutto, finché non le viviamo davvero. Questo per ribadire il concetto secondo il quale non saremo mai realmente pronti a fronteggiare al meglio una problematica finché essa stessa non diventa parte integrante del meccanismo di cui facciamo parte. Solo allora ognuno di noi impiegherà ogni sua forza per sopravvivere e uscirne al meglio.

A questo proposito possiamo affermare che la maggior parte delle aziende italiane, di fronte a questa emergenza, si è fatta trovare piuttosto impreparata, a causa probabilmente di una dipendenza ad un sistema del lavoro che non si basa prevalentemente sulle risorse umane bensì sull’esasperazione del profitto.

Un esempio concreto è rappresentato dallo smart working, una pratica già in voga in alcuni paesi del mondo ma ancora molto sottovalutata in Italia. In piena pandemia, in cui l’obbligo di restare a casa ha riguardato tutti, le aziende si sono trovate faccia a faccia con il problema della presenza a lavoro dei propri dipendenti. Necessaria è stata quindi l’accettazione di progetti di lavoro a distanza e dove possibile è stato istituito lo smart working, che ha permesso una continuità delle attività aziendali, se vogliamo, con notevoli miglioramenti della produttività e importanti vantaggi sul risparmio di tempo e costi.

Come in ogni processo nuovo si è fatto fronte anche a gravi lacune e scompensi, che hanno portato ad ulteriori problematiche sulla gestione del lavoro a distanza, tuttavia se mettessimo sul piatto della bilancia i pro e i contro del lavoro da casa, potremo constatare che i pro riescono dignitosamente a far fronte ai contro.

La gestione del tempo

Uno dei vantaggi dello smart working è senza dubbio la gestione di tempo ed energie. Secondo un’analisi, se vogliamo anche approssimativa, possiamo accorgerci che il tempo che ognuno di noi impiega ogni giorno per recarsi nel luogo di lavoro, rappresenta un dato significativo e rilevante.

In linea generale infatti ogni lavoratore impiega dai 30 minuti ad un’ora di tempo per recarsi in ufficio o nel luogo di lavoro, nei grossi centri abitati e nelle metropoli la quantità di tempo ed energie spese per gli spostamenti casa-lavoro è notevolmente elevata. Se sommiamo questa routine per i 365 giorni dell’anno, escludendo il weekend e le ferie, ci accorgiamo che questi dati sono rilevanti. In capo ad un anno possiamo affermare che il tempo impiegato per tali spostamenti equivale a un minimo di tre settimane fino a oltre due mesi. Inutile ribadire il concetto secondo il quale, lo smartworking si sia rivelato una sacrosanta soluzione in questo senso.

Obiettivo: snellire i processi aziendali

Lo smart working non può però essere la risposta a tutto. Esistono molteplici situazioni in cui non è possibile attivare questa modalità, in molti casi infatti, le aziende hanno la necessità continua di manodopera e forza lavoro in presenza e sono costrette a servirsi di macchinari di produzione che devono necessariamente essere gestiti da dipendenti in loco. Il termine inglese smart working è composto da due parole: smart (intelligente, brillante) e work (lavoro), concentriamo la nostra attenzione sul primo sostantivo. Non tutte le aziende possono lavorare in smart working ma tutte possono migliorare il proprio operato diventando “smart”. Snellire i processi di lavoro, evitare la duplicazione delle attività, dei controlli, delle perdite ingiustificate di tempo, riuscire ad adattarsi ad ogni tipo di situazione e rispondere prontamente agli impulsi interni ed esterni. L’uso integrato delle leve che contribuiscono al successo di un’impresa: la progettazione congiunta di tecnologia e organizzazione in un contesto di lotta allo spreco, di lean evoluta e di coinvolgimento dei lavoratori nel lavoro in team e nel miglioramento. Un esempio banale ma efficace, è la traiettoria per raggiungere un punto B, partendo da un punto A.

Il processo da realizzare sarà il medesimo, ma l’effort decisamente differente. Questo è quello che avviene, ad oggi, nella maggior parte delle aziende Italiane. Percorsi tortuosi nei processi di produzione e di gestione del lavoro che possono essere semplificati ed evitati in una visione totalmente smart.

Spesso e volentieri le informazioni stesse sono gestite in maniera molto poco efficiente: email indirizzate a tutti, passaggi di parola fra più persone, scarsa definizione dei ruoli e delle attività, sono solo alcuni degli esempi che però, contribuiscono attivamente a rendere spigolosa la linea del processo. Un processo lineare, pulito, limpido, reagisce velocemente alle sollecitazioni. Un processo tortuoso avrà presenterà sempre maggiori difficoltà gestionali e notevole aumento dei costi in termini di tempo e di risorse.

In conclusione possiamo affermare che, non soltanto quei lavoratori che necessitano di un computer hanno l’opportunità di lavorare in modalità smart, ma chiunque abbia un processo da gestire.

Rendere più lineare possibile il percorso intermedio tra un Punto A (di partenza) e un Punto B (di arrivo) rappresenta la base per una mentalità aperta ad una innovazione a 360 gradi.