Attività duplicate, informazioni frammentate e dipendenza da persone chiave possono frenare l’efficienza. La Process Analysis aiuta a capire dove intervenire prima di investire in nuove tecnologie.
Un processo può essere inefficiente anche se, apparentemente, funziona. Fogli Excel diventati indispensabili, attività duplicate, informazioni che non arrivano da una funzione all’altra, responsabilità poco chiare e procedure differenti tra società dello stesso gruppo possono rimanere nascoste per anni.
L’azienda continua a produrre, vendere e servire i propri clienti. Ma con quale costo in termini di tempo, coordinamento ed efficienza?
È da questa domanda che parte ACERION™, attraverso la Business Unit Process Analysis and Organization®: non da un software da introdurre, ma dalla necessità di capire come funziona davvero l’organizzazione.
Quando tutti conoscono un problema, ma nessuno lo vede per intero
In molte aziende le criticità non sono completamente sconosciute. Una funzione sa che una certa attività è troppo manuale. Un’altra riceve informazioni in ritardo. Altrove una procedura viene interpretata in modi diversi oppure un processo dipende troppo dall’esperienza di una singola persona.
Il problema è che queste informazioni restano separate.
L’analisi AS-IS serve proprio a ricostruire il quadro complessivo: processi, responsabilità, applicazioni, documenti, interfacce e attività reali vengono osservati insieme, attraverso analisi documentale, mappatura dei sistemi e confronto con le persone coinvolte.
L’obiettivo non è descrivere come l’azienda dovrebbe funzionare, ma capire come funziona davvero.
Nella foto: Salvatore Grisafi, Group CEO e Amministratore Delegato di OPSI Group S.r.l., capogruppo delle società riunite sotto il brand ACERION™
Cinque società, processi diversi e inefficienze che si sommano
In uno dei più recenti progetti di Business Process Reengineering, ACERION™ ha lavorato all’interno di un gruppo internazionale composto da cinque società attive in ambiti differenti: chimica industriale, energia, manutenzione e servizi tecnici, produzione e distribuzione di colori e prodotti per edilizia e industria.
L’analisi ha attraversato Risorse Umane, Qualità, Marketing, Operations e HSE, Magazzini, Produzione, Amministrazione e Finanza, Information Technology e governance.
Sono emerse attività manuali, dipendenza da fogli Excel, duplicazioni legate alla struttura multi-societaria, sovrapposizioni di ruoli, dipendenza da persone chiave e difficoltà di coordinamento.
A quel punto la domanda non era più “quale tecnologia manca?”, ma: quali processi vanno ripensati prima?
Le azioni individuate hanno riguardato standardizzazione dei processi, chiarimento di ruoli e responsabilità, matrici RACI, procedure, checklist, KPI e dashboard. Solo dove necessario sono entrate in gioco integrazioni tra sistemi, automazione, digitalizzazione documentale e nuove applicazioni.
Oltre 100 workflow per capire l’impatto di ogni cambiamento
Un secondo progetto ha riguardato una realtà attiva nella produzione, logistica e distribuzione di gas industriali e medicali.
Qui i processi collegano prodotti, impianti di produzione, asset, routing delle consegne, autisti, veicoli, documentazione, anagrafiche, attività logistiche, fatturazione e back office.
Il Business Process Design sviluppato nell’ambito del progetto ha raggiunto 249 pagine e oltre cento workflow, a cui si aggiungono 84 documenti di Analisi Funzionale e di Analisi Funzionale e Tecnica analizzati e revisionati.
In un ecosistema di questo tipo, modificare un singolo passaggio può avere conseguenze molto più ampie. Intervenire sul routing delle consegne, ad esempio, può influire su autisti, veicoli, prodotti, documentazione e processi successivi.
La Business Analysis serve quindi anche a rispondere a una domanda essenziale: se cambiamo questo, cos’altro dobbiamo verificare?
Digitalizzare un processo sbagliato non lo rende migliore
Una responsabilità poco chiara non diventa più chiara perché viene introdotto un nuovo software. E un processo ridondante, se digitalizzato senza essere ripensato, rischia semplicemente di diventare un processo ridondante più veloce.
Per questo, nell’approccio ACERION™, la tecnologia arriva dopo la comprensione del problema.
Può essere necessaria un’integrazione tra sistemi, un’automazione, una dashboard, Business Intelligence, Cloud, Data Analytics, cybersecurity o Intelligenza Artificiale. Ma può anche non servire una nuova soluzione tecnologica.
Il punto è costruire una roadmap concreta: capire cosa non funziona, individuare le priorità, progettare i nuovi processi e solo dopo scegliere gli strumenti più adatti per realizzarli.
ACERION™ è il brand istituzionale attraverso cui le società del Gruppo OPSI operano e si presentano al mercato. ACERION™ a brand of The OPSI Group riunisce competenze organizzative e tecnologiche maturate in oltre vent’anni di attività.
