Scrivere, leggere e condividere in sicurezza i messaggi Pec aziendali con PecOrganizer
Come trasformare in prezioso allegato la Pec, uno strumento tanto potente quanto ostico.
Introduzione:
La Pec cresce con numeri impressionanti: 383 milioni di messaggi nei primi due mesi del 2020! Quasi il doppio rispetto ai 221 milioni dell’analogo bimestre 2017, a fronte di un incremento contenuto del numero di caselle, che comunque da 8 milioni passano a 11 milioni (fonte Agid). Nonostante questi numeri, la gestione aziendale della Pec è un argomento ancora trascurato e i tentativi di condividerla in azienda con webmail e client di posta creano molte insidie e portano pochi vantaggi. Noi di Euroged siamo gli specialisti di questo settore e ogni giorno lavoriamo con il nostro PecOrganizer per integrare la Pec nei progetti di governance e trasformazione digitale delle oltre 500 aziende che ci hanno scelto: un impegno importante, la nostra passione.
I benefici di PecOrganizer
PecOrganizer è l’alleato strategico per organizzare le comunicazioni Pec aziendali in entrata ed in uscita.
PecOrganizer non è un semplice programma di posta, ma è un vero e proprio software gestionale, che si colloca tra le caselle Pec e le persone in azienda, a cui offre decine di funzionalità personalizzabili per usare la Pec ogni giorno in sicurezza e con soddisfazione.
Semplicità: chi riceve, smista e visiona le Pec può risparmiare tempo e fatica perché PecOrganizer è ricco di scorciatoie progettate per risolvere i problemi operativi. Tra queste funzioni il Letto Certo consente di avere la garanzia di sapere chi ha realmente letto un messaggio all’interno del gruppo di lavoro, mentre la funzione Apri Pec visualizza con un click il messaggio e i suoi allegati firmati digitalmente.
Automatismi: i messaggi vengono travasati ed organizzati in automatico, lo spazio della casella PEC è sempre disponibile e funzionante, le minacce informatiche sono analizzate, degli avvisi mail avvertono le persone chiave se ci sono problemi di smistamento e scadenze incombenti
Tracciatura: ogni azione compiuta nel sistema è tracciata e gestita. Un diario di bordo del messaggio PEC informa a distanza di tempo su chi ha fatto cosa.
Sicurezza: regole autorizzative personalizzabili consentono di mantenere una sola copia della PEC archiviata centralmente e di rendere visibili alle sole persone autorizzate i messaggi di loro competenza.
Valore Legale: è possibile integrare i processi di smistamento e di spedizione con servizi di consolidamento probatorio per garantire la validità nel tempo del messaggio PEC e la garanzia di opponibilità a terzi.
Versioni adatte a tutti i tipi di azienda: Enterprise, Professional, Easy, Onlus
Pec Organizer è disponibile in 4 versioni:
Enterprise: è la versione adatta ad organizzazioni strutturate, con molte caselle pec, molti utenti e con la necessità di integrare il canale PEC nei sistemi informativi esistenti. Offre tutte le funzioni gestionali, moduli opzionali di integrazione (LDAP, Invii massivi, SysLog, Firma Automatica, Malware detector e molti altri).
Professional: è la versione con le funzioni studiate per gli studi commercialisti, che devono monitorare il flusso delle caselle PEC dei micro clienti di studio.
Easy: è la versione ideale per le PMI che non hanno l’esigenza di un PecOrganizer dedicato, ma in cui la direzione vuole avere il controllo della lettura della pec in azienda ed essere certo che nessuna PEC vada persa.
Onlus: è la versione gratuita offerta per la gestione della casella pec delle associazioni di volontariato.
Conclusione
Milioni di caselle e centinaia di milioni di messaggi ogni mese: i numeri della PEC sono la rappresentazione del un successo italiano per la semplificazione delle comunicazioni tra aziende. Grazie a PecOrganizer, ogni azienda può sfruttare questo successo anche per i propri processi aziendali, aiutando i collaboratori a lavorare meglio e tutelando i propri interessi grazie al valore legale del recapito Pec.
Specchietti di approfondimento
Punti di forza:
- Manutenzione automatica: spazio nell’account pec sempre disponibile, messaggio spedito ed esito abbinato in automatico, per un importante risparmio di tempo;
- Tutela aziendale: promemoria e avvisi mail automatizzati, archivio centralizzato sicuro, per non perdere nessuna pec;
- Garanzia privacy: criteri di visibilità personalizzabili, log degli accessi, per custodire in sicurezza le informazioni sensibili;
- Interazione con software gestionali: kit di integrazione con i software gestionali principali, per gestire invii massivi con procedure automatizzate;
- Sicurezza: spam e malware identificati e segnalati, per evitare il pericolo di minacce informatiche;
Valore legale: integrazione con i provider di servizi di Conservazione Digitale a Norma.
