Un modo innovativo ed efficace per gestire i processi aziendali

Le aziende ogni giorno producono una quantità considerevole di documenti e tenere traccia di tutte le informazioni può essere un compito particolarmente complesso. In mancanza di un software di gestione documentale i collaboratori vengono travolti da dati e numeri e sono costretti a dedicare del tempo prezioso per cercare il materiale necessario allo svolgimento del lavoro quotidiano.

M-Files, la piattaforma agile di digitalizzazione dei processi, aiuta le aziende a risolvere i problemi legati alla gestione dei documenti e aiuta le persone a trovare e utilizzare le informazioni in modo più efficace.

Nel corso dell’articolo verranno descritti i quattro benefici principali che M-Files può apportare alle aziende indipendentemente dal settore di appartenenza:

1. Maggiore conformità

Un’azienda, a seconda del settore in cui opera, deve rispettare una serie di requisiti di conformità. Se la tecnologia adottata non è conforme alle normative richieste neanche l’azienda potrà esserlo. M-Files può essere d’aiuto perché dimostra la conformità alle normative in modo efficace e allo stesso tempo migliora la visibilità e il controllo delle informazioni.

Con M-Files infatti tutti i documenti sono tracciabili e si possono comprendere i processi di business e i flussi informativi aziendali: questo permette alle aziende di adottare un approccio basato sul rischio e di garantire una maggiore sicurezza dei documenti.

2. Maggiore sicurezza dei documenti

Il secondo vantaggio offerto da M-Files riguarda la sicurezza dei documenti. Il software di gestione documentale mette a disposizione un unico archivio e un unico punto di gestione delle informazioni, indipendentemente da dove queste siano state create, rendendo i dati più protetti e meno accessibili agli hackers.

Se al contrario le informazioni vengono salvate su unità cloud personali, su archivi locali o vengono condivise in cartelle in rete diventa difficile non solo sapere dove si trova un documento ma anche e soprattutto proteggerlo.

Inoltre, per ridurre al minimo il rischio di errore umano, con M-Files è possibile controllare la visibilità dei dati e attraverso l’impostazione di autorizzazioni e permessi si possono nascondere i documenti sensibili pur mantenendo un unico luogo di archiviazione.

3. Maggiore efficienza nelle ricerche

Il terzo vantaggio offerto da M-Files riguarda la ricerca dei documenti. In media un collaboratore impiega 10 minuti per trovare il documento necessario per iniziare il lavoro.

Se moltiplichiamo questo tempo per il numero totale dei dipendenti e per il numero di documenti di cui ogni collaboratore potrebbe avere bisogno ogni giorno ci rendiamo conto della grandezza del problema. Con M-Files, invece, è possibile connettere i silos ad un ambiente di lavoro unificato e ritrovare per la stessa ricerca tutte le fonti aziendali. Non è quindi importante sapere dove si trova un documento, ma è importante sapere cosa si sta cercando. Inoltre, M-Files fornisce la versione corretta di un documento in ogni momento preservando le versioni precedenti in maniera automatica.

4. Maggiore collaborazione interna

Infine, il quarto vantaggio principale riguarda la collaborazione: M-Files non solo supporta la collaborazione interna, ma la migliora perché spesso i progetti di successo sono proprio quelli svolti da più persone che cooperano e condividono reciprocamente le informazioni. Ad oggi però molti dipendenti condividono file personali e utilizzano sistemi di sincronizzazione per il salvataggio e la condivisione di informazioni riservate.

Inoltre, un documento, durante il suo ciclo di vita, viene copiato e salvato in media 19 volte: diventa difficile e frustrante trovare l’ultima versione per procedere con il lavoro.

Per garantire un maggiore controllo e per rendere più efficiente la collaborazione M-Files offre ai collaboratori la possibilità di accedere alle stesse versioni dei documenti contemporaneamente, consultabili anche su tablet o mobile, e di attivare notifiche via mail ogni volta in cui un file viene modificato.

Per concludere M-Files è in grado di migliorare le prestazioni aziendali offrendo una piattaforma di gestione documentale di ultima generazione capace di impattare positivamente sulla conformità aziendale, sulle modalità di ricerca, sulla sicurezza dei documenti e sulla collaborazione interna.

PER SAPERNE DI PIU’ visita il sito: mega-soft.it


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