In un contesto industriale e in ottica B2B, la manualistica tecnica riveste un ruolo fondamentale nel garantire un utilizzo corretto e sicuro dei macchinari e degli strumenti tecnologici.
Realizzare documentazione tecnica chiara, precisa ed efficace non solo migliora l’usabilità per l’utente finale, ma contribuisce anche a ridurre significativamente i costi legati all’assistenza clienti.
Manuali e formazione: due mondi contigui
La documentazione tecnica fornisce agli utenti le informazioni necessarie per l’installazione, l’uso, la manutenzione e la risoluzione dei problemi e comprende manuali d’uso, guide di installazione, documentazione di manutenzione e manuali di riparazione.
È fondamentale che questi documenti siano comprensibili a un pubblico ampiamente diversificato che va da operatori senza conoscenze tecniche approfondite ai tecnici specializzati.
La manualistica viene spesso vista come complemento, e spesso come integrazione, alla formazione che l’azienda fornisce a clienti, installatori e agenti.
Le tecniche adottate e le competenze coinvolte sono però spesso differenti e non comunicanti tra loro: da un lato la produzione della documentazione segue metodologie proprie dell’editoria, con redazione di testi, impaginazione, correzione di bozze e pubblicazione, anche se in formato elettronico. Dominano qui il testo scritto e l’illustrazione tecnica.
Dall’altro, sul versante della formazione, si privilegia la comunicazione da parte di un docente, in presenza o da remoto, eventualmente con il supporto di presentazioni ma utilizzando prevalentemente un canale verbale e visivo.
Gli obiettivi della documentazione e della formazione sono però gli stessi: trasferire la conoscenza di prodotti, processi e metodi di utilizzo da chi ha sviluppato il prodotto o il sistema a chi lo deve vendere, installare o utilizzare, nel minor tempo possibile e nel modo più efficace, per mettere in grado le persone di essere più produttive e più efficienti.
Una buona documentazione, come un buon corso di formazione, deve essere:
- Semplice e chiara
La chiarezza e la semplicità sono gli elementi chiave per una manualistica tecnica efficace. Un linguaggio chiaro e diretto aiuta a evitare malintesi e facilita l’apprendimento delle procedure. Diagrammi, immagini e illustrazioni dettagliate supportano la comprensione, riducendo il rischio di errori durante l’utilizzo del macchinario. - Ben strutturata
Un layout ben strutturato, con sezioni chiaramente identificate e un indice dettagliato, permette agli utenti di trovare rapidamente le informazioni necessarie. - Calibrata sulle esigenze delle persone a cui si rivolge
Formazione e documentazione devono essere commisurate al livello di competenza dell’utente finale. Manuali destinati a operatori non specializzati dovrebbero utilizzare un linguaggio semplice e didattico, mentre quelli per tecnici esperti possono includere dettagli più complessi e tecnici. La presenza di glossari e sezioni di domande frequenti (FAQ) può aiutare a chiarire termini tecnici e risolvere dubbi comuni. - Disponibili in più lingue e adatte a persone con diverse abilità
In un mondo globalizzato, è essenziale che la manualistica sia accessibile a un pubblico internazionale e che quindi possa essere facilmente tradotta in più lingue. La disponibilità di versioni digitali consultabili su dispositivi mobili o computer migliora l’accessibilità, consentendo agli utenti di accedere rapidamente alle informazioni necessarie.
Per tutti questi motivi ha senso progettare in modo integrato e coerente documentazione tecnica e corsi di formazione, specie se di tipo asincrono, che consentono l’apprendimento in modo autonomo, quando se ne ha bisogno.
Strumenti come Doc-to-Course di EasyGenerator, o iSpring Suite Max consentono di convertire in modo semplice e rapido la documentazione tecnica in corsi in autoapprendimento interattivi, aumentandone l’efficacia e offrendo numerosi benefici.
I benefici dell’integrazione tra documentazione e formazione
Una manualistica tecnica ben realizzata può prevenire molti dei problemi che solitamente richiedono l’intervento del supporto tecnico. Istruzioni dettagliate e facilmente comprensibili riducono gli errori durante l’installazione e l’uso dei macchinari con una significativa riduzione di chiamate e richieste di assistenza per guasti e malfunzionamenti.
Gli strumenti che permettono di integrare documentazione e formazione, come i già citati Doc-to-Course di EasyGenerator, o iSpring Suite Max, consentono di realizzare documentazione interattiva e multimediale, che semplifica la consultazione e permette di arrivare rapidamente al punto di interesse.
Questi strumenti, integrati con l’Intelligenza Artificiale, permettono agli utenti e al personale di assistenza in campo di identificare e correggere piccoli malfunzionamenti senza dover contattare il supporto tecnico. Questo non solo riduce i costi per l’azienda, ma migliora anche la soddisfazione dell’utente, che può risolvere i problemi in modo rapido e autonomo.
Le metodologie dell’Instructional Design applicate alla documentazione tecnica
Il metodo ADDIE è un modello di progettazione didattica, applicabile anche alla produzione di documentazione tecnica, che si articola in cinque fasi:
- Analisi (Analysis)
- Progettazione (Design)
- Sviluppo (Development)
- Realizzazione (Implementation)
- Valutazione (Evaluation)
Durante l’analisi si identificano i bisogni formativi e gli obiettivi; nella fase di progettazione si crea un piano dettagliato degli argomenti da trattare e nella fase di sviluppo si producono i materiali didattici che vengono poi erogati nella fase di implementazione. Infine, la fase di valutazione permette di misurare l’efficacia di quanto realizzato e apportare eventuali miglioramenti.
La realizzazione di una manualistica tecnica efficace richiede il coinvolgimento di esperti del settore, dei detentori della conoscenza che sanno cosa va comunicato.
Ingegneri, tecnici e designer devono collaborare strettamente con gli instructional designer nelle fasi di analisi e di progettazione per assicurare che le informazioni siano accurate e complete.
Nelle fasi di sviluppo e di realizzazione si deve fare ricorso a tutte le tecnologie che consentono di realizzare materiali didattici e documentali interattivi ed efficaci, come video tutorial, guide passo-passo e applicazioni di realtà aumentata, che rendono le informazioni più coinvolgenti e facili da seguire.
La fase di valutazione ha un ruolo essenziale sia per verificare la validità del prodotto documentale e formativo con un campione rappresentativo di utenti finali sia per verificare il reale utilizzo e identificare eventuali “zone d’ombra” durante l’utilizzo dei materiali.
Raccogliere feedback dagli utenti è un processo continuo che consente di migliorare costantemente la qualità della documentazione e che può essere resa più semplice dall’integrazione della documentazione e della formazione con sistemi di gestione (Learning Management Systems) che tracciano l’utilizzo dei materiali e permettono anche di verificare l’efficacia dell’apprendimento con test interattivi e il grado di soddisfazione con questionari ad hoc.
I prodotti industriali sono soggetti a continui aggiornamenti e miglioramenti e la manualistica tecnica deve riflettere questi cambiamenti, mantenendo sempre aggiornate le informazioni fornite agli utenti.
Questo processo di costante aggiornamento è sicuramente reso più agevole e immediato dall’adozione di ambienti di sviluppo, come quelli citati, che consentono direttamente agli esperti di contenuto di aggiornare la documentazione, assicurando che le nuove funzionalità e le modifiche siano prontamente integrate.
In sintesi
Una manualistica tecnica industriale efficace è un investimento fondamentale per qualsiasi azienda che desideri migliorare l’usabilità dei propri prodotti e ridurre i costi di supporto tecnico. Fornire istruzioni chiare, complete e facilmente accessibili non solo facilita l’uso corretto dei macchinari, ma aumenta anche la soddisfazione degli utenti, riducendo il numero di richieste di assistenza e i relativi costi. Investire nella qualità della documentazione tecnica è quindi una strategia vincente che porta benefici sia agli utenti che all’azienda.L’adozione di best practices nella realizzazione della manualistica e l’integrazione con sistemi di formazione in autoapprendimento assicura che la documentazione sia sempre all’avanguardia e risponda efficacemente alle esigenze degli utenti. Solo così si può garantire un’esperienza d’uso ottimale e un’efficienza operativa costante nel tempo.
