Non focalizzarsi su una singola attività, ma dematerializzare un’intera procedura amplifica i benefici della trasformazione digitale.
Spesso durante un progetto di trasformazione digitale si sottovaluta l’importanza di agire sull’intero processo, focalizzandosi su un singolo gruppo di attività o sull’operatività che gestisce un solo ufficio.
La fatturazione elettronica, anche se da sola ha comunque portato vantaggi, è un esempio concreto: la sua introduzione ha consentito di risparmiare dai 7 ai 12 euro per fattura:
Ma quante aziende hanno implementato progetti di digitalizzazione completa del ciclo ordine? Quali vantaggi porterebbe la dematerializzazione dell’intero processo?
Per il Politecnico di Milano la maggior parte delle imprese hanno digitalizzato solo in parte il ciclo dell’ordine (3,9 milioni, secondo l’Osservatorio Digital B2B) e gestiscono ancora in modalità tradizionale gli altri documenti, come gli Ordini e i Documenti di Trasporto (DDT).
Sempre secondo l’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano nell’ultimo anno l’ordine elettronico è stato utilizzato dal 26% delle aziende e il documento di trasporto (DDT) dal 20%; la quota scende, e non di poco, se consideriamo i fornitori (12,9%) e i clienti (9,6%) che gestiscono in formato elettronico tutti e tre i documenti (ordine, DDT, fattura).
Escludendola fatturazione quindi, buona parte dei processi viene gestito con attività manuali, via file excel o altre soluzioni. Rendendo digitale tutto il ciclo d’ordine si può arrivare ad un risparmio di 65 euro a fattura: nessun costo di carta, stampa e di gestione degli archivi, ma anche un abbattimento dei costi del lavoro.
Siamo ben consci del grande lavoro che c’è ancora da fare in termini di digitalizzazione dei processi e negli ultimi mesi stiamo collaborando con Optimo Next, nuovo ingresso nel Gruppo Centro Paghe, per aiutare tutti i nostri clienti a dematerializzare completamente le loro procedure, integrando tutte le nostre soluzioni ERP con le loro piattaforme per la gestione documentale.
afferma Antonio Sandri di Sorma, società torinese specializzata nelle soluzioni gestionali per le imprese manifatturiere.
“Un esempio concreto è la creazione di cartelle ordini digitali”, che consentono di dematerializzare completamente il processo di ordine, archiviando digitalmente i documenti e le informazioni che lo compongono: non viene gestita elettronicamente la sola fatturazione ma tutte le attività che compongono la procedura (Fattura di cortesia, Documento di trasporto, Offerta del fornitore, Conferma ordine fornitore, Richiesta d’acquisto approvata…).
Il primo beneficio che si può ottenere è quello di poter effettuare consultazioni operative agevoli e rapide, recuperando in pochi secondi ogni documento riferito ad uno specifico ordine e da qualsiasi dispositivo (aspetto molto importante in questa fase economica dove lo smartworking è diventato quasi un obbligo).
Ma i vantaggi non si limitano alla ricerca e consultazione dei documenti: una cartella ordine digitale rappresenta il punto centrale di un progetto di digitalizzazione che deve essere automatizzato sia a valle che a monte del processo.
In fase di ingresso permette di rendere il più possibile automatica l’indicizzazione e la tipizzazione dei documenti, in modo che le cartelle vengano create ed archiviate senza la necessità di interventi da parte del personale. In particolare, se il documento in origine è già digitale, è possibile impostare delle procedure per rendere la lavorazione completamente esente da attività manuali.
A valle del processo consente l’integrazione automatica verso altri sistemi aziendali, a partire dall’ERP, o la possibilità di implementare robot che gestiscono in autonomia attività ripetitive. Il tutto rendendo i processi più veloci, efficienti, sicuri ed eliminando gli errori umani.
“Il ciclo d’ordine è solo uno delle tante attività da dematerializzare” afferma sempre Sandri “stiamo lavorando anche su integrazioni sull’area produttiva come, ad esempio, l’archiviazione di tutti i documenti tecnici e di progetto oltre che sull’implementazione di soluzioni di Business Intelligence per monitorare l’andamento dei progetti”.
