Nato per ridurre il carico burocratico, lo schema Lump Sum genera oggi nuove complessità che rendono il ruolo della consulenza ancora più necessario e strategico
Semplificare, sì. Ma a quale prezzo? Con il modello Lump Sum, Horizon Europe cambia le regole del gioco: meno burocrazia sulla carta, più incertezze nella pratica. Una transizione che sposta equilibri, impone nuove competenze e accende i riflettori su chi fornisce il supporto tecnico necessario per tradurre un’idea in un progetto solido e realizzabile.
Con Horizon Europe, la Commissione Europea ha introdotto con crescente insistenza lo schema di finanziamento Lump Sum per i progetti di ricerca e innovazione. L’obiettivo dichiarato è quello di semplificare la rendicontazione dei costi, superando il modello tradizionale basato sulle spese sostenute per passare a un sistema forfettario in cui il contributo è erogato solo al completamento di interi Work Package (WP).
In pratica, ciò significa che un consorzio riceve il finanziamento solo se un WP è considerato completato in tutte le sue componenti. Ad esempio, se un’attività prevista per un determinato partner in un WP viene portata avanti solo parzialmente o se un partner non svolge la propria parte, l’intero WP può essere considerato non completato, e quindi non pagato. Questo comporta un rischio importante per il coordinatore e per tutti i partecipanti, specie in progetti ampi con numerosi attori.
Lo schema Lump Sum è stato testato in Horizon 2020, ma ha trovato applicazione sistematica in Horizon Europe. Al momento in cui scriviamo, la Commissione Europea ha confermato che il modello sarà ulteriormente esteso nei bandi del Work Programme 2025-2027, rendendolo uno schema che sta diventando prassi corrente nella pianificazione UE. Di conseguenza, le criticità emerse nei primi anni di adozione sono oggi al centro del dibattito tra istituzioni, enti di ricerca e professionisti della progettazione europea.
Esperienze europee a confronto nel workshop IGLO
L’esperienza diretta di chi lavora quotidianamente con i progetti europei è stata al centro del Second IGLO Workshop on Lump Sum Funding, organizzato nell’ottobre 2023 dal network IGLO, che riunisce le delegazioni nazionali per la R&I a Bruxelles. All’incontro hanno partecipato 68 research manager provenienti da oltre 50 organizzazioni di 17 Paesi europei, tra cui università, centri di ricerca e aziende coinvolte in progetti Horizon Europe. L’obiettivo: condividere criticità e buone pratiche nella gestione dei Lump Sum collaborativi.
Il quadro emerso dal workshop è chiaro. Contrariamente alle aspettative iniziali, la preparazione di un progetto Lump Sum comporta un carico di lavoro significativamente superiore rispetto ai grant tradizionali. I partecipanti hanno segnalato difficoltà nella costruzione dei WP, lunghi tempi di concertazione tra i partner e complessità nel bilanciare ruoli, attività e budget. Particolarmente onerosa è risultata la compilazione del detailed budget table richiesto dalla Commissione, spesso considerato poco intuitivo e rigido.
La necessità di evitare interdipendenze rischiose tra i beneficiari ha spinto molti consorzi a “spezzettare” i WP, assegnandoli a un solo partner o limitandone l’estensione temporale. Ne è risultato un aumento del numero complessivo di WP, che però ha compromesso la flessibilità gestionale e ridotto lo spirito collaborativo dei progetti UE. Inoltre, la scarsa uniformità interpretativa da parte dei Project Officer e l’assenza di indicazioni precise su come gestire WP incompleti o revisioni in corso d’opera generano ulteriore incertezza.
Molti enti, pur non essendo obbligati a tenere tracce documentali di spesa, continuano a farlo per motivi normativi interni o prudenziali, annullando di fatto i vantaggi attesi. Anche la gestione del pre-financing e la redistribuzione del budget in corso d’opera si rivelano più complesse del previsto, con tendenze conservative nella costruzione dei consorzi e difficoltà nel gestire partner meno strutturati o con scarsa esperienza.
La posizione dell’EAIC
Proprio a partire dalle criticità emerse nel confronto europeo, l’European Association of Innovation Consultants (EAIC) ha pubblicato nel 2024 un position paper che sintetizza in modo organico le principali problematiche legate all’implementazione dei progetti Lump Sum e formula una serie di raccomandazioni indirizzate alla Commissione Europea e alle agenzie esecutive. Nel documento si riconosce che l’introduzione del Lump Sum ha portato alcuni benefici sul fronte della semplificazione contabile, ma questi vantaggi risultano spesso attenuati da nuove complessità operative e da una persistente ambiguità normativa.
La fase di preparazione e implementazione
La prima area di criticità individuata riguarda la fase di preparazione e implementazione. L’attuale struttura del budget template è considerata poco funzionale e la presenza di WP trasversali, come gestione, comunicazione e disseminazione, crea problemi di flusso di cassa, dato che vengono pagati solo a progetto concluso. L’EAIC propone di inserire commenti nei template per spiegare le logiche di allocazione e di garantire maggiore flessibilità nei reporting periods, oggi definiti solo in fase di grant preparation.
La valutazione dei progetti
Il secondo ambito è la valutazione dei progetti. Il meccanismo “tutto o niente” attualmente adottato per il pagamento dei WP viene giudicato troppo rigido, specie nei casi in cui le attività siano completate solo parzialmente. L’associazione chiede criteri di valutazione più dettagliati, in grado di riconoscere anche risultati parziali, e meccanismi chiari di ricorso in caso di disaccordo con i valutatori. Inoltre, sollecita maggiore chiarezza su quali documenti debbano essere conservati in vista di un eventuale audit, poiché molti enti si trovano nell’incertezza tra le indicazioni UE e gli obblighi normativi nazionali.
La gestione delle modifiche progettuali
Infine, il terzo ambito riguarda la gestione delle modifiche progettuali. Attualmente, anche piccole variazioni (es. cambi nei team di lavoro, adeguamenti ai costi) richiedono emendamenti formali, con impatti rilevanti sui tempi e sulla burocrazia. Per questo motivo, l’EAIC propone l’introduzione di modelli standard di emendamento e procedure semplificate per le modifiche minori, suggerendo anche l’integrazione di strumenti digitali intelligenti nel portale Funding & Tenders.
Nel complesso, il position paper invita la Commissione ad accompagnare l’estensione del Lump Sum, confermata per il Work Programme 2025-2027, con strumenti operativi solidi: linee guida più dettagliate, modelli condivisi e un rafforzamento del dialogo con i Project Officer. Solo così, sottolinea l’EAIC, si potrà garantire che la semplificazione non si trasformi in nuova complessità.
Le riflessioni italiane del gruppo APRE
Anche in Italia il nuovo modello Lump Sum è oggetto di riflessioni approfondite da parte della comunità della ricerca e dell’innovazione. Un contributo particolarmente rilevante è arrivato da APRE – Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea, che ha coordinato un gruppo di lavoro nazionale per analizzare le implicazioni operative del nuovo schema. Il risultato è stato raccolto nel quaderno operativo “Riflessioni sullo schema Lump Sum”, pubblicato nel 2024 e redatto con il contributo di 45 enti tra università, centri di ricerca, IRCCS e imprese innovative.
Il documento, concepito come manuale d’uso, affronta tutte le fasi del ciclo di vita di un progetto: dalla definizione del budget e del piano attività, alla governance del consorzio, fino alla gestione della fase di implementazione. In coerenza con quanto rilevato anche dall’EAIC, tra le difficoltà evidenziate spiccano: la rigidità nel pagamento dei WP trasversali, le incertezze nella gestione delle modifiche contrattuali, la mancanza di allineamento tra i periodi di rendicontazione e la durata effettiva delle attività, e la carenza di formazione interna negli uffici di supporto alla ricerca.
Accanto alla mappatura delle criticità, il quaderno fornisce anche soluzioni pratiche già adottate da enti italiani, come:
- la creazione di task force interne per la scrittura e la gestione dei progetti Lump Sum;
- l’adozione di modelli di payment plan più dettagliati da integrare nel Consortium Agreement;
- l’utilizzo di strumenti di monitoraggio interno (scientifico e finanziario) anche in assenza di obbligo formale di rendicontazione;
- la formazione specifica del personale amministrativo su budget, flussi di cassa, responsabilità consortili.
La consulenza come supporto strategico per enti e imprese
Nel nuovo contesto delineato dallo schema Lump Sum, il ruolo della consulenza all’innovazione si configura come un elemento chiave per la tenuta e l’efficacia dell’intero sistema di progettazione europea. Più che un supporto, è oggi un’infrastruttura tecnico-organizzativa indispensabile per assicurare una gestione tecnica affidabile, anche nei passaggi più critici. I consulenti presidiano tutte le fasi del ciclo di vita progettuale, dalla definizione del budget alla strutturazione dei consorzi, fino al coordinamento amministrativo e alla gestione degli audit.
Molte delle criticità descritte nel position paper dell’EAIC derivano proprio dall’esperienza quotidiana dei consulenti, che operano come vere e proprie antenne tecniche del sistema. Secondo i dati forniti dall’associazione, i membri EAIC hanno supportato oltre 900 progetti Horizon Europe tra il 2021 e il 2024, una parte significativa dei quali con schema Lump Sum, corrispondenti a un valore complessivo di circa 4 miliardi di euro.Il position paper stesso è frutto dell’osservazione sistematica condotta da questi professionisti, che seguono in media tra 10 e 15 progetti europei l’anno. Ciò consente loro di individuare tempestivamente incoerenze normative, criticità applicative e fabbisogni gestionali non coperti.
Nel contesto italiano, il supporto consulenziale è spesso decisivo per enti con capacità interna discontinua o ridotta, come PMI, università periferiche o strutture sanitarie. In questi casi, la consulenza diventa un facilitatore tra istituzioni europee, mondo accademico e sistema produttivo. È anche grazie a questo ruolo di ponte operativo se è possibile garantire l’accesso e la sostenibilità dei progetti Lump Sum in un quadro europeo sempre più esigente.
